UMC
Utrecht
Sinds 1 januari 2020 zijn zorginstellingen in Nederland verplicht om implantaten te registreren via het Landelijk Implantaten Register (LIR). Deze verplichting stelt zorgverleners in staat om snel te reageren bij problemen met implantaten, wat de patiëntveiligheid ten goede komt. Het UMC Utrecht stond voor de uitdaging om dit proces efficiënt te integreren, wat leidde tot de implementatie van het Voorraad Volgsysteem (VVS) van CoperniCare, waarmee de registratie van implantaten nu automatisch en sneller verloopt.
Het registreren van
implantaten
Alle zorginstellingen in Nederland moeten sinds 1 januari 2020 aan de wet- en regelgeving omtrent het registreren van implantaten voldoen. Dat doen ze door te koppelen met het LIR. Het LIR (Landelijk Implantaten Register) is een centraal register.
Via dit register is er sneller inzicht welke implantaten, wanneer en door welke zorgaanbieder zijn gebruikt. Bij problemen met implantaten kan de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) snel en efficiënt de impact bepalen en zo nodig zorgaanbieders oproepen om de betroffen patiënten te informeren. Hiermee wordt de patiëntveiligheid verbeterd.
Maar het koppelen met het LIR blijkt geen gemakkelijke opgave voor Nederlandse zorginstellingen. Veel instellingen hebben moeite om aan de registratieplicht te voldoen. Vaak door verschillende oorzaken. Tijdrovende administratie, een incompleet beeld van de voorraad en traceerbaarheid van artikelen of simpelweg te weinig mensen vanwege een zeer intensieve COVID periode.
“We willen voorkomen dat het zorgpersoneel hoeft na te denken: Is dit een implantaat of een ander artikel?”
– Rina van Kraanen
Een uitdaging voor het UMC Utrecht
Ook het UMC Utrecht heeft sinds de registratieplicht te maken met de uitdaging om alle implantaten op de juiste manier te registreren in het LIR. Het UMC Utrecht, een groot ziekenhuis met meer dan 50 operatiekamers (OK’s) en 200 man OK-personeel, verwerkt dagelijks enorm veel registraties.
Rina van Kraanen, Product Owner HiX bij het UMC Utrecht vertelt: “Sinds de registratieplicht in het LIR en de veranderende regelgeving rondom Medical Device Regulation (MDR), werd het duidelijk dat we een efficiëntere manier moesten gaan vinden om implantaten en andere medische artikelen te registreren.”
Zorgverleners moeten bepaalde gegevens over een ingebracht implantaat vastleggen in het medisch dossier van de cliënt. Deze gegevens moeten daarna aangeleverd worden aan het LIR. ”Het registreren was voorheen een enorm tijdrovend proces,” aldus Rina van Kraanen. “Wij registreren alles in HiX. Om een artikel of implantaat vast te leggen, moet het in een stamtabel staan in HiX. Zo kan een medewerker zoeken en registreren. Maar omdat er nogal vaak interne nummers veranderen, processen veranderen of producten nog helemaal niet waren toegevoegd aan deze stamtabel, bleef registratie nog te vaak een tijdrovende klus. En dan gaan mensen met een ‘workaround’ aan de slag. Ze schrijven gauw even iets op papier. Of doen het na een urenlange operatie. Dat zorgt voor een grotere kans op fouten.”
Om het proces rondom implantatenregistratie efficiënter te laten verlopen is begin 2021 CoperniCare op de radar gekomen. Rina van Kraanen van het UMC Utrecht vertelt over de opdracht die zij kreeg van het OK-management: “Ze gaven mij de opdracht: We willen voorkomen dat het zorgpersoneel hoeft na te denken: Is dit een implantaat of een ander artikel?”.
Het VVS van CoperniCare
“Oktober 2020 hebben we een demo gegeven van ons Voorraad Volgsysteem light (VVS light), dat meteen voor veel positieve reacties zorgde bij Rina en het OK-management”, legt Lisa Bergsma, Implementatie Consultant bij CoperniCare, uit.
“Het VVS-Light scant alle artikelen die verbruikt worden bij OK’s, Radiologie, Cardiologie en koppelt deze artikelgegevens aan de patiënt in het EPD. Daarnaast is er een koppeling met de GS-1 GDSN-database en registreren implantaatgegevens zich automatisch via een koppeling in het LIR. Het opzoeken en registreren van artikelen was een groot hekelpunt van OK-personeel en management omdat het veel tijd in beslag nam. Door de koppeling met de GDSN-database, een wereldwijde datapool, waarin praktisch alle implantaten en zorgartikelen te vinden zijn, is de kans dat een artikel niet gevonden wordt, erg klein.
Lisa legt uit hoe het systeem werkt “Zodra OK-personeel een implantaat of zorgartikel gebruikt, moeten ze deze registreren in het EPD en in het Landelijk Implementatie Register om te voldoen aan de registratieplicht voor het LIR. Verder is het van belang voor zorginstellingen om alles wat scanbaar is, vast te kunnen leggen bij de patiënt. Via een ingebouwde CoperniCare-knop in HiX opent een venster, waar het personeel direct producten kan scannen en registreren in het EPD, het LIR en eventueel direct in het ERP systeem, wanneer deze gekoppeld is. Het OK-personeel hoeft een artikel enkel te scannen, de registratie in alle systemen gaat automatisch.
Het ontzorgen van de zorg
Het UMC Utrecht is een groot ziekenhuis. Vanwege de omvang en de daarbij horende organisatie met eigen regels en processen, werd er een implementatiepartner gezocht die zich daar goed in kon bewegen. Lisa Bergsma van CoperniCare vertelt over de samenwerking: “Nadat we groen licht hebben gekregen van het UMC Utrecht om het traject te starten, zijn we begonnen met een inventarisatie van alle processen, stakeholders en contactpersonen. Daarna maken we een planning van ons implementatietraject, waardoor zowel de klant als wij goed zicht hebben op wat er veranderen gaat.
Rina van Kraanen van het UMC Utrecht vertelt op haar beurt: “Wij dachten dat CoperniCare een zware kluif zou hebben om te voldoen aan alle regels en processen die binnen het UMC Utrecht van kracht zijn. Maar niets is minder waar. Nadat wij een goed beeld kregen van de planning hebben we als doel gesteld, om in november 2021 het VVS Light geïntegreerd te hebben.” “En dat is gelukt,” vertelt Lisa lachend. “We zijn 3 november live gegaan bij het UMC Utrecht.”
Maar een integratie van het VVS Light is niet enkel het implementeren van software. Juist de menselijke kant is er belangrijk. Voor de 200 man OK-personeel heeft CoperniCare meerdere trainingen georganiseerd. Daarin wordt uitgelegd hoe het proces werkt, welke toegevoegde waarde er is voor patiënten, waarom het VVS Light voor het personeel beter en sneller werkt en worden vragen beantwoord. “Zodat het personeel weet; we werken aan een oplossing die op de werkvloer écht van toegevoegde waarde is.”, licht Lisa trots toe. “Dat plannen van die trainingen was overigens nog wel een hele puzzel. COVID zorgde voor enorme tekorten in de zorg, met alle gevolgen van dien. We hebben daarom meerdere trainingen gegeven, zodat iedereen goed voorbereid aan de slag kon. Maar bij CoperniCare doen we dat graag. We denken graag mee met de klant om de gewenste resultaten te behalen. Daarin creëren we altijd een passende oplossing. De oplossing maakt het makkelijk voor het personeel, maar uiteindelijk maken de mensen het verschil!”, sluit Lisa af.
Mooie resultaten
Rina van Kraanen vertelt: “De samenwerking met CoperniCare was erg fijn. Het menselijke en het meedenken. Ik ben fan. Maar nog belangrijker: we zien het terug in de cijfers.
Er wordt sinds de implementatie veel meer, en ook beter, geregistreerd. Een mooie bijkomstigheid is dat we ook zien dat niet-zorgartikelen beter geregistreerd worden. Dat geeft ons een beter inzicht in onze voorraad en op termijn kunnen we een beter kostenplaatje maken. Het personeel is ook erg tevreden. Voorheen zorgden nieuwe artikelen voor een heleboel handelingen om het te registreren. Dat is nu niet meer zo dankzij het VVS Light van CoperniCare.”
Efficiënte bedrijfsvoering
Het kunnen volgen en traceren van implantaten & (niet-)medische artikelen is van groot belang voor de patiëntveiligheid en een efficiënte bedrijfsvoering. Het Voorraad Volgsysteem van CoperniCare is één van de oplossingen die wordt ingezet om een efficiënte en voordelige zorg te realiseren. Zonder afbreuk te doen aan de kwaliteit van zorg.
