AMC
De implementatie van het Donor Volgsysteem bij Amsterdam UMC heeft geleid tot aanzienlijke efficiëntieverbeteringen in de administratie van donorlichamen. Het systeem automatiseert processen zoals het genereren van brieven en het zoeken naar geschikte donoren, waardoor medewerkers veel tijd besparen. “Dankzij deze innovatie kunnen we nu snel en accuraat werken, wat een belangrijke stap is naar een landelijk systeem.”
Mara
Clerxk
Met een achtergrond als verpleegkundige en later Anatomisch Technicus, staat zij nu aan het roer als manager technisch onderwijs van het AMC.
“Het werk van anatomisch technicus ligt niet iedereen. Als we een nieuwe collega krijgen is het gewoon een kwestie van proberen en dan merken we snel genoeg of dit werk bij hen past”.
Alles begint met een
wilsbeschikking
Alles start met een handgeschreven wilsbeschikking van iemand die bij leven het besluit neemt om zijn/haar lichaam na diens dood ter beschikking van de wetenschap te stellen. “Voor mensen die deze wilsbeschikking opstellen is het voldoende om te weten dat het voor wetenschappelijke doeleinden is, meer willen zij vaak niet weten.” Licht Mara toe. “Deze wilsbeschikking is nu nog het enige dat we aan papierwerk houden, de rest is digitaal vastgelegd.
In de jaren ’80 hebben we een database gemaakt met heel beperkte informatie van de ingeschreven donoren. In die tijd ging het om een kleine 50 lichamen en 100 inschrijvingen per jaar die we ontvingen. Dat aantal ligt nu rond de 200+ lichamen en 700 inschrijvingen per jaar. We zijn simpelweg een dergelijk systeem ontgroeid om alles werkbaar te houden. En het kostte ook veel te veel tijd. Ook vanuit de AVG is steeds meer informatie nodig en onze oorspronkelijke manier van werken bood niet de veilige opslag van gegevens.”, vult Mara aan.
“De medewerkers van CoperniCare zijn allemaal even vriendelijk en behulpzaam. Ze luisterden goed naar onze wensen en dachten met ons mee. De samenwerking was precies zoals het moet zijn”
– Mara Clerkx, manager Technisch onderwijs
De start van een project
“Aan de wieg van dit gezamenlijke project met VUmc en het Amsterdam Skills Centre stond onder andere Maurice van het Hoff. En dan start je natuurlijk met de vraag ‘Wat willen we?’ Dat wisten we toen niet zo goed. We kregen toen de tip om een pagina te maken waarop je laat zien wat je wilt. En zo werd een eerste opzet gemaakt.”
“Als uitgangspunt hadden we een aantal cruciale punten waaraan het systeem moet voldoen:
- Het kunnen samenvoegen van alle info op één plek.
- Het verlagen van de administratieve last en voor mij persoonlijk het kunnen automatiseren van de brieven.
- En het kunnen delen van een update van ons bestand met de uitvaartondernemer. Dit laatste is helaas niet helemaal gerealiseerd doordat een Ezorg-verbinding voor de uitvaartondernemer lastig bleek te zijn. Toch is het maken van een export nu al veel makkelijker en in een paar klikken voor elkaar.”
Jeffrey van der Kruit, developer van het Donor Volgsysteem vult aan: “De grote wens van Mara om automatisch brieven te genereren levert een mooie tijdswinst op. Dit geldt ook voor het automatisch ophalen van contactgegevens, waardoor handmatig gegevens invoeren drastisch wordt verminderd.
We zijn ook trots op het ontwikkelen van de heatmap: dit is een weergave van het stoffelijk overschot waarop per onderdeel medische gegevens en testresultaten kan worden ingegeven. Zo heeft de gebruiker direct inzicht in de status van elk deel.”
Hierop vult Mara aan: “Wij als Amsterdam UMC hadden behoefte aan een veel minder gedetailleerde heatmap dan bijvoorbeeld het Amsterdam Skills Centre. Hierdoor waren wij bezig met alle details aan te klikken om het onderdeel dat voor ons relevant was als geheel te selecteren. Dit heeft Jeffrey opgelost door hier een tussenlaag in te bouwen. Zo kunnen wij op een niveau hoger in één klik ons onderdeel selecteren, maar heeft het ASC nog steeds de mogelijkheid om wel op detailniveau te werken.”
Vertaalslag van wens naar praktijk
“Martin (de Jong red.) zat eerst bij ons aan tafel en met zijn kennis startten we aan een serieuze uitwerking waarop hij een plan de campagne maakte. Samen met VUmc en het Amsterdam Skills Centre (ASC) legden wij onze eisen en wensen neer. Martin wist hierin telkens een goede vertaalslag te maken naar het technische deel.
Als je kijkt naar wat het Donor Volgsysteem (DVS) ons heeft gebracht, dan is ‘Efficiency’ het topwoord in dit verhaal. Ik kan in één oogopslag zien welke lichamen ingezet worden wanneer een specifieke vraag komt vanuit een klant. Bijvoorbeeld een aanvraag voor vijf vrouwen met een gave buik (geen littekens etc.). Voorheen moest je dan in de dossierbakken gaan zoeken en nu is het letterlijk één druk op de knop en ik krijg een selectie op mijn scherm van geschikte donoren. Dit is één van de vele automatische functies die we nu gebruiken.” Deelt Mara glimlachend. “Dit maakt het reserveren van items voor een practica veel eenvoudiger.”
Investeren voor de toekomst
“Wanneer je aan het begin van een traject staat zoals deze, moet je het echt de tijd gunnen. Want deze investering is het zeker waard. De tijdswinst geldt namelijk niet alleen bij mij, maar ook bij mijn collega’s. Telt dat maar eens bij elkaar op.” benadrukt Mara. Dit wordt echter vaak over het hoofd gezien wanneer een dergelijke implementatie op stapel staat. Men hoort alleen de kosten en gooit er dan de rem op.
“Zonde.” vindt Mara. “Kijk verder dan de directe cijfers, je investeert op lange termijn. En je wint heel veel tijd die nu opgaat aan administratieve handelingen. Ook hier werd kritisch gekeken, maar dankzij het binnenslepen van een innovatiebeurs, werd deze investering mogelijk. Voorheen kostte het invoeren van één nieuwe aanmelding een uur met alle handmatige handelingen, tegenwoordig doe ik dat in een aantal minuten.” Vertelt Mara enthousiast. “Geen onnodig papierwerk en géén zoekwerk in fysieke dossiers. Alles is snel terug te vinden. We zijn echt supertevreden en hebben echt een eerste stap gezet naar hopelijk een landelijk Donor Volgsysteem.” Sluit Mara af.
