“De kracht van het VVS is het koppelen, zorgen dat er data-overdracht is. Dat maakt het een stuk makkelijker voor ons. Ik zou niet meer zonder kunnen.” Peter van Oorschot van de Alrijne Zorggroep is nog steeds enthousiast over de implementatie van het CoperniCare Voorraad Volgsysteem dat in 2015 als eerste op locatie Leiden werd ingevoerd. Er is beter zicht op de voorraad, collega’s op de OK’s weten direct of alle benodigde materialen aanwezig zijn en dat bespaart tijd en geld. “Met 1 druk op de knop kan ik alle getallen zien en weet ik direct of alles klopt.”
Peter van Oorschot is teamleider OK Logistiek en applicatiebeheerder van het CoperniCare Voorraad Volgsysteem binnen de Alrijne Zorggroep. Hij is vanaf het eerste moment betrokken bij de implementatie van deze applicatie, dat momenteel binnen Alrijne op alle drie de OK locaties werkt. “De aanleiding was het gebrek aan inzicht op de aanwezige voorraad. Als je zaken niet vastlegt, dan is het er wel, maar niemand weet wat en hoeveel. Als je dan ingrepen op OK’s moet gaan uitvoeren, gaat er veel tijd verloren, doordat mensen handmatig kasten moeten gaan controleren.”
Peter van Oorschot
Alle artikelen die bij Alrijne binnenkomen worden voorzien van een sticker met barcode. Op de OK wordt het verbruik van artikelen met deze barcodes gescand en gekoppeld aan het patiëntendossier in het ziekenhuisinformatiesysteem. De privacy van de patiëntgegevens in de CoperniCare applicatie is geborgd, doordat er alleen het patiëntennummer wordt geregistreerd. Per operatie kan worden geïdentificeerd wat er is verbruikt. Deze gegevens leveren managementinformatie op voor zowel specialismen als voor de afdeling Inkoop met betrekking tot inkoopcontracten. De applicatie genereert op basis van verbruik realtime een besteladvies op basis van min/max instellingen. Dagelijks wordt het besteladvies via een koppeling doorgestuurd naar het ERP programma van de Alrijne Zorggroep, waardoor de aanvulling van de voorraad weer besteld wordt.
Doordat per operatie nu ook precies duidelijk is wat er wordt verbruikt, is de ingreep financieel inzichtelijker. “Per specialisme kunnen nu nauwkeurig de kosten worden doorberekend aan de betreffende afdeling. Business Control ziet precies wie wat verbruikt heeft en waarbij. Dat maakt het voor mij en mijn afdeling een heel krachtige applicatie. De controle op ontvangst, verpakkingen en expiratietermijn zijn hiermee ook afgedicht. Alleen als er een barcode sticker is gedraaid is het artikel ontvangen en voldoet het aan de gestelde eisen. Discussies met leveranciers over wel of niet geleverd, zijn met deze applicatie goed te voeren. Geen sticker geprint is niet geleverd, er liggen geen artikelen zonder sticker in de voorraad.”
Het huidige systeem zorgt er ook voor dat alles klaar staat voor het LROI. Dat gaat automatisch. “Op het moment dat een gewrichtsprothese gescand wordt staat het automatisch in het LROI. Zo weet men precies welke implantaten een patiënt heeft ontvangen. Dit gaat allemaal in dezelfde loop mee waardoor we geen extra handelingen hoeven te verrichten.”
De meerwaarde van de registratie, naast het voorraadbeheer, is net zo belangrijk. “Ook met het oog op de nieuwe wetgeving. Wij hebben ons EPD, ERP en het CoperniCare Voorraad Volgsysteem aan elkaar gekoppeld. Dat is een gouden driehoek waar we veel profijt van hebben”, verduidelijkt Van Oorschot. “Wij registeren alles wat we moeten registreren zonder dat we er ook maar met een vinger aanzitten. Ook de aanlevering aan het LIR gaat automatisch; daar hebben we geen handelingen aan. Wij zijn voorbereid op alle wetgeving.”
Over de samenwerking met CoperniCare is Van Oorschot erg tevreden. “De lijnen zijn kort, zaken die we zien koppelen we terug. Kijk eens even mee, waarom gebeurt dit nu? Dat is ook de service standaard die bij CoperniCare heel hoog staat. Dingen blijven niet lang liggen. Er wordt meegedacht, er wordt in oplossingen gedacht.”
Alrijne is ook een referentieziekenhuis voor het CoperniCare Voorraad Volgsysteem. “Wij krijgen dus regelmatig bezoek van collega-ziekenhuizen en dan is vaak de vraag of er veel verstoringen of softwareproblemen zijn. Eigenlijk nooit. Het systeem is zo stabiel als het maar zijn kan.’
‘Het CoperniCare Voorraad Volgsysteem is een fantastisch middel in het proces van voorraadbeheer, dat veel werk uit handen neemt en volledig ingeburgerd is binnen alle locaties van de Alrijne Zorggroep”, vervolgt Van Oorschot. “We hebben meer inzicht en beter beheer. We sturen nu op de cijfers. Je ziet je bestellingen staan, ziet wat er binnenkomt en wat er vertraagd is. Je weet welke voorraden er zijn. Ik kan direct in het systeem zien hoeveel er van welk artikel is.”
Als ambassadeur voor CoperniCare deelt het Alrijne Ziekenhuis graag zijn ervaring met andere ziekenhuizen. “Ziekenhuizen zien elkaar als partners, niet als concurrenten”, licht Van Oorschot toe. “Daarom mogen ze ook altijd komen kijken. Ik denk dat een hoop ziekenhuizen van ons kunnen leren, omdat we al zo ver zijn met de koppelingen tussen het CoperniCare Voorraad Volgsysteem, EPD, ERP en alles wat we gekoppeld hebben met de GS1 Healthcare Datasource. Het systeem draait als een zonnetje. En als het goed gaat waarom zou ik daar dan niet enthousiast over vertellen?”
Hoeksteen 72
2132 MS, Hoofddorp
Nederland
T: +31 23 565 6060
E: info@copernicare.nl
CoperniCare is een handelsnaam van Copernicus Interchange Technology BV
